Znaczenie czasu w życiu

„Kim jesteś dziś, oni byli kiedyś.

Kim dzisiaj są, ty kiedyś będziesz”

Phil Zimbardo w książce „Paradoks czasu” cytuje powyższe motto znajdujące się w rzymskim kościele Santa Maria Della Concezione w Krypcie Kapucynów. Autor zwraca uwagę, że nie jest to przypomnienie o tym, że umrzemy, ale jest to wezwanie, byśmy jak najbardziej treściwie przeżyli nasze życie.

Powstaje proste pytanie „Jak to zrobić?” na które niestety nie ma prostej odpowiedzi. Możemy zajmować się tutaj kwestią wyboru drogi życiowej, miejsca na ziemi oraz ludzi, którymi się otaczamy. My jednak skupimy się wyłącznie na kwestiach organizacyjnych, czyli podpowiemy jak najbardziej efektywnie wykorzystać dany nam czas.

Lothar J. Seiwert specjalista od  organizacji czasu opisuje metodę ALPEN, której pierwsze litery wzięte zostały od niemieckich słów Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen, Nachkontrolle.

Notowanie zadań (Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren)

To pierwszy krok do zapanowania nad sobą w czasie. Dzień wcześniej (najlepiej wieczorem) należy zanotować ( nie zwracając uwagi na kolejność ) zadania do realizacji na dzień następny.

Szacowanie długości (Länge schätzen)

Jest to drugi krok –  szacujemy przewidywany  czas wykonania dla każdego zadania. Ważne jest, by:

–       próbować realnie ocenić nakład czasu sięgając do wcześniejszych doświadczeń

–       nie ustalić zbyt małej (nierealnej) ilości czasu

–       „osadzić” się w tym limicie czasowym

–       trzymać się terminów co do godziny

Planowanie czasu buforowego (Pufferzeiten einplanen)

W związku z tym, iż miejsce pracy nigdy nie jest wolne od zakłóceń z  zewnątrz i wewnątrz, nie należy wychodzić z założenia, iż na wykonanie każdego zadania mamy do dyspozycji 100% oszacowanego wcześniej czasu. Bez zaplanowania czasu” buforowego” będziemy w ciągłym napięciu i narażamy się na dużą dawkę stresu. Dlatego warto pamiętać o regułach 60/40 oraz Parkinsona:

60% to czas przewidziany na konkretne zadania

40% czasu powinno służyć jako bufor czasowy, przy czym połowa z tego czasu powinna być zarezerwowana na nieoczekiwane spontaniczne działania z naszej inicjatywy.

Oczywiście mimo stosowania reguły 60:40 może dojść do tego, że nie wystarczy nam czasu na załatwienie określonego zadania. Przyczyną może być tu np. krzywa wydajności. Nie powinniśmy w związku z tym zapomnieć o zaplanowaniu w ciągu dnia odpowiedniej liczby przerw.

Reguła Parkinsona mówi, że dana czynność zajmie nam dokładnie tyle czasu ile na nią przeznaczymy. Mamy po prostu tendencję do przedłużania działań, tak żebyśmy w naszych oczach uchodzili za mistrzów planowania.

Podejmowanie decyzji (Entscheidungen treffen)

Na tym etapie podejmujemy decyzje do jakiej grupy zaliczymy wylistowane zadania. Do ustalenia priorytetów, określenia celów oraz podjęcia decyzji mamy kilka technik. W swojej książce 7 nawyków skutecznego działania Covey dokładnie omawia i poleca stosowanie matrycy Eisenhowera do ustalenia priorytetów zarówno krótko jak i długoterminowych. Przydatna może być także technika ABC.

Ponowna kontrola (Nachkontrolle)

Kolejnym (ostatnim) etapem metody ALPEN jest kontrola wykonania. Powinna nastąpić nie tylko kontrola realizacji poszczególnych zadań, ale także kontrola planowania. Powinniśmy zweryfikować na ile trafnie udało nam się oszacować potrzebny czas, czy uwzględniliśmy wszystkie ważne zadania itd.. Pomoże nam to uwzględnić w planie na kolejny dzień (okres) zadań, które pominęliśmy lub wykonaliśmy tylko częściowo.

W kolejnym artykule omówimy sobie poszczególne techniki i sposób ich wykorzystania w praktyce.

Zainteresowanych tematem zachęcamy do przeczytania poniższych książek oraz skorzystania z oferty szkoleniowej wybranej firmy. Nic jednak nie zastąpi ćwiczeń praktycznych i codziennego mierzenia się z wyzwaniami zarówno prywatnymi jak i biznesowymi.

Bibliografia:

P. Zimbardo, J. Boyd, Paradoks czasu, PWN 2009

S. R. Covey, 7 nawyków skutecznego działania, 2005


Rafał Ignasiak

coach i trener biznesu

Zobacz również...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *